Cómo se realiza un montaje de un evento para 2.500 personas


Comienzo el año explicando cómo organizar un evento para 2.500 personas. Se trata de una jornada de trabajo, una asamblea, con más de 2.200 invitados y con la asistencia de las máximas autoridades del Estado, lo que supuso un gran control del Protocolo institucional y de los tiempos para que todos las personalidades asistentes tuviesen su adecuado tratamiento y protagonismo.

También es importante en un acto de relaciones públicas con tantas personas que la organización esté coordinada para que no se produzcan cuellos de botella, momentos en los que los invitados tengan que esperar de forma innecesaria para acceder a un espacio o realizar un servicio, por no haber dimensionado adecuadamente los equipos de trabajo, los accesos o los controles de seguridad.

En este acto, realizado en 2007 para el Consejo Superior de Cámaras de Comercio (órgano que coordina las actividades comunes de las Cámaras de Comercio de toda España), se exigía un fuerte control de seguridad de todos los asistentes (más de 2.200 personas), de los medios de comunicación acreditados (más de 100 periodistas) y de todos los trabajadores que participaban en el evento (más de 150 personas en diferentes equipos). A pesar de ello, el acceso al edificio, la acreditación de invitados y su acomodo en el anfiteatro del Palacio de Congresos del Campo de las Naciones de Madrid se produjo en apenas 40 minutos, sin retrasos para el comienzo del acto.

Para conseguir esto, los responsables de la Secretaría Técnica habían previsto la acreditación masiva de personas, la entrega de la información y los obsequios en un periodo de tiempo muy reducido, contando con un equipo de personas muy amplio que garantizó el flujo de personas entre los controles de seguridad y el anfiteatro.

En cuanto al montaje del evento, necesitamos dos días completos de trabajo para acondicionar el Palacio de Congresos, con más de 30.000 metros cuadrados de espacios, para que los invitados tuvieses espacios de trabajo, de espera, de almuerzo, de conferencias… Los dos anfiteatros con que cuenta el recinto fueron acondicionados para que los invitados pudiesen seguir las sesiones de trabajo, se habilitaron salas de reunión, de espera para las personalidades, de prensa con seguimiento multimedia para los periodistas y la sala polivalente, un espacio situado en la tercera planta, para la comida de todos los invitados y la celebración de una entrevista en directo en un escenario.

Durante dos días, equipos de la Secretaría Técnica prepararon el material de promoción y de trabajo para los invitados, un material que había sido elaborado y diseñado por un equipo de trabajo conjunto del Consejo Superior de Cámaras y de cubo-3, empresa de diseño integral y gestión de imagen. cubo-3 también había sido el encargado de diseñar toda la escenografía, los stands, los displays informativos, la decoración de todos los espacios, así como la cartelería y señalética del evento.

Esos dos días también sirvieron para acondicionar el Palacio de Congresos, preparación del escenario, con una pantalla de 11×5 metros, dos cañones de gran potencia (duplicados por si había incidentes) y un equipo Folsom para el control del vídeo. Se llevó la imagen a diferentes salas para el seguimiento del evento (sala VIP y sala de Prensa) y se montó un escenario nuevo en la sala polivalente, con un equipo de grabación y realización de vídeo para que los asistentes pudiesen ver la entrevista mientras tomaban café a los postres.

Mientras se trabajaba en los escenarios, los equipos de Restauración preparaban el comedor para 2.200 personas y los de carpintería stands, salas de almacenaje, guardarropas, secretaría y señalética y decoración.

En definitiva, un trabajo muy completo, sin una gran dosis de complejidad, pero con unos tiempo muy ajustados, que no hubiera sido un éxito sin la colaboración de todos los equipos y una correcta coordinación.

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Acerca de Ignacio Jaén
Soy periodista. Me gusta la fotografía. Soy socio de cubo-3, una empresa de diseño integral y gestión de la imagen de marca para pymes y emprendedores. Me ocupo de la parte de Comunicación de los proyectos de cubo-3. Tengo varios blogs: www.gestionsilencios.blogspot.com www.comunicacionparapymes.wordpress.com www.elegidodeluniverso.wordpress.com hazte seguidor de ellos y te ayudaré en lo que pueda. En cubo-3 pensamos que la mejor forma de tener un cliente es que esté convencido de que podemos ayudarle y para eso lo mejor es probar. También puedes seguirme en Twitter (@uruegna), en Facebook y en Linkedin.

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